A gestão de frotas é um processo muito importante para empresas e negócios que possuem veículos, porém, gerir esta área demanda atenção e processos específicos. Confira!
Para quem possui uma empresa com frotas dos mais diversos tipos, de produtos ou serviços, é de suma importância pensar na qualidade destes deslocamentos. Muitas questões permeiam o sistema de frotas, como motoristas qualificados, rastreamento de carga, gestão de riscos, entre outros.
Desta maneira, para lidar corretamente com esta gestão é preciso organização e planejamento, sendo eles financeiros e estratégicos. Entretanto, antes de começar a planejar é preciso entender melhor sobre o assunto.
Confira neste artigo tudo que você precisa saber sobre Gestão de Frotas!
O que é Gestão de Frotas
A gestão de frotas corresponde, basicamente, ao gerenciamento e manutenção de um conjunto de veículos utilizados por uma empresa, tanto para serviços internos quanto para transporte de produtos e demais mercadorias.
Esta gestão cria as estratégias e se responsabiliza pelo bom resultado delas, estando também a frente da organização operacional deste serviço, como questões financeiras, monitoramentos, entre outros.
Sendo assim, todos os meios de transportes e condutores desta empresa serão de responsabilidade desta gestão.
O que exatamente a gestão de frotas desempenha?
Já falamos o que ela é, mas é importante pontuar quais as principais tarefas que este setor deve realizar. Confira:
- Gestão dos veículos (frota própria): vistorias de qualidade (verificar possíveis danos), licenciamento, IPVA, emplacamento e check-up veicular;
- Relatórios: desempenho de condutores e produtividade/qualidade da frota;
- Gestão de despesas: monitorar o que pode ser otimizado, economizado e quais os potenciais novos investimentos.
Quem pode fazer a gestão de frotas?
Qualquer empresa que utiliza veículos em seu dia a dia está apta a ter uma gestão de frotas, uma vez que frotas diz respeito a um conjunto de veículos, independente de qual é o tipo de veículo: caminhões, carros, motos etc.
Ou seja, um restaurante que possui muitos motoboys pode criar esta gestão para a empresa, a fim de ter um controle melhor deste transporte.
Como fazer uma gestão de frotas
Agora que você já entendeu o que é uma gestão de frotas e quais tipos de empresas necessitam dela, é hora de entender como, efetivamente, fazer uma!
Primeiramente, é importante definir quem ficará responsável por este controle, qual setor irá lidar com isto no dia a dia. Algumas empresas deixam a gestão de frotas nas mãos de áreas como Operações, Facilities, Administrativo, entre outras.
Entretanto, esta área pode ficar em poderio de profissionais de Recursos Humanos e Logística. Eles não possuem conhecimento específico sobre gestão de frotas, mas são qualificados para criar boas estratégias e, principalmente, controlar questões financeiras e burocráticas.
Estas duas primeiras opções são indicadas, mas atualmente já existe a terceirização para este tipo de serviço. No mercado podemos encontrar empresas especializadas na gestão de frotas, que oferecem consultorias e serviços personalizados de qualidade.
A terceirização é uma ótima opção, ainda mais para empresas pequenas, que não possuem tantos setores que poderiam atuar inteiramente nesta área.
Frota terceirizada ou frota própria?
Agora que você já decidiu por quem será feita a gestão de suas frotas, é recomendado pensar em que tipo de frota você quer investir.
A frota terceirizada consiste na contratação de um serviço prestado por um fornecedor, que irá disponibilizar os veículos que você precisa para os deslocamentos de sua empresa – sejam eles de mercadorias, pessoas, entre outros.
A frota própria corresponde a veículos que sejam de posse da sua empresa. Ou seja, são completa e inteiramente seus.
Caso você já possua alguma destas opções, fique tranquilo, as duas são ótimas. Entretanto, entre elas há algumas diferenças.
Com a frota terceirizada sua empresa tem uma grande otimização no corte de gastos, uma vez que se tem uma previsibilidade de quanto será gasto nestes veículos. Outra vantagem é a rápida manutenção dos mesmos e a renovação deles para modelos mais atuais.
Ainda com a terceirização é possível deixar que o setor de gestão de frotas fique focado no desempenho de estratégias, deixando a responsabilidade de questões técnicas veiculares para a empresa terceirizada.
Já com a frota própria é possível ter maior controle quanto aos veículos, centralizando, assim, todas as questões que englobam a gestão. Esta é uma boa opção para empresas que preferem ter maior controle sob todos os setores.
Como contratar um gestor de frotas
Caso você queira começar uma gestão de frotas do zero, é importante saber como contratar o responsável por esta área, o gestor.
Um currículo com curso específico para a área ou correlatas, como logística, é um primeiro bom sinal de um profissional que sabe desempenhar a função, porém, é imprescindível se atentar a outras questões. Verifique se o candidato tem conhecimento em:
- Manutenção de veículos em geral
- Rotas
- Consumo de combustível
- Finanças
- Administração
- Gestão de pessoas
Essas qualidades serão cruciais para garantir que este gestor irá desempenhar um bom serviço em todas as frentes que englobam a gestão de frotas.
Erros na gestão de frotas: conheças os principais
Mesmo com todo o aparato necessário, alguns erros ainda acontecem em um gerenciamento de frotas. Como, por exemplo, má vistoria dos veículos e um relacionamento ruim com a empresa terceirizada – no caso de não ter uma própria.
Geralmente, quem tem uma frota própria está mais sujeito a erros, uma vez que toda a parte técnica, financeira e outras ficam na mão de uma área interna da mesma, ou seja, é importante pontuar o que sempre deve ser checado:
- Manutenção
- Controle do combustível
- Gerenciamento atualizado de rotas (otimização de tempo)
- Estar em dia quanto ao conhecimento dos veículos da frota
- Vistoria e estudo adequado para substituição de veículos
- Qualidade e produtividade de motoristas
- Documentações (IPVA, licenças, entro outros)
- Multas e acidentes
Legislação de trânsito
Com os saberes que você aprendeu até agora, é importante que se atente a mais uma questão: legislação de trânsito.
Para não haver imprevistos, manter-se ligados nas mudanças desta legislação é essencial e, principalmente, repassar tudo sobre ela para os motoristas que, de fato, irão se locomover com as frotas.
Confira abaixo os artigos do Código de Trânsito Brasileiro (CTB) importantes para a gestão de frotas:
Artigo 29: Fala sobre a circulação de veículos, pistas de rodagem e ultrapassagem, preferências em cruzamentos e rotatórias, etc.
Artigo 61: Descreve as velocidades máximas permitidas em vias urbanas, rurais, estradas e rodovias.
Artigo 67: Estabelece algumas regras em relação aos motoristas, complementares à Lei 13.103.
Artigo 143: Mostra a necessidade de tirar a carteira de habilitação e qual a categoria mais adequada para cada tipo de transporte.
Artigo 162: Apresenta as regras para dirigir sem carteira, permissão ou autorização.
Artigo 165: Dispõe determinações conhecidas como a “Lei Seca” e quais as consequências de dirigir sob influência de bebidas alcoólicas.
Artigo 167: Estipula o uso do cinto de segurança e punição para quebra desta lei.
Artigo 208: Instala a ultrapassagem em semáforo vermelho como infração gravíssima e registra o valor da multa em caso de quebra desta lei.
Artigo 218: Define as infrações e punições de rodar acima da velocidade máxima permitida.
Artigo 258: Determina os valores mínimos para multas em cada tipo de infração (leve, média, grave e gravíssima).
Artigo 259: Indica os descontos de ponto em carteira para cada tipo de infração.
Por que fazer uma gestão de frotas?
Se você chegou até aqui, com certeza já possui uma parcela de vontade em ter uma gestão de frotas, porém, descubra alguns “porquês” de ter esta gestão.
- Garantia de bom desempenho das frotas;
- Mais segurança, por meio de monitoramentos, vistoria de veículos e supervisão de qualidade do serviço e dos condutores;
- Previsibilidade financeira de custos;
- Planejamento estratégico pensando nas peculiaridades da empresa, visando segurança jurídica e melhora de lucros.
Gestão mais inteligente
Como em qualquer outra gestão, quanto mais inteligente, melhor! Ou seja, encontrar novas soluções e melhores métodos a fim de otimizar processos é essencial para alcançar uma gestão cada vez melhor.
Mas, por onde começar? Confira abaixo algumas ações que podem te ajudar isso!
Sistema de rastreamento de frotas
Independente de qual for o tipo de frota que você tem – terceirizada ou própria – é importante pensar no controle de deslocamento dela.
Para evitar possíveis conturbações, como roubos, extravio de cargas, uso indevido de veículos, entre outros, investir no rastreamento da frota é uma ótima pedida.
Este serviço pode ser obtido por meio de aplicativos pagos, que mostram dados como horas dirigidas, disponibilidade das frotas, entregas realizadas, alertas climáticos e redefinições de rotas estratégicas.
Investir neste serviço é essencial para ter mais segurança e custos benefícios maiores. Empresas terceirizadas de gestão rotas geralmente já incluem este serviço, ou seja, fechar o pacote completo vale a pena.
Integração com outras áreas
Entender que o setor de gestão de frotas não trabalha sozinho é o primeiro passo para mais sucesso no dia a dia. Isto se dá, pois é importante entender como a gestão afeta outras áreas da empresa, como o financeiro e o relacionamento com o cliente.
Estar por dentro de quanto é possível investir, o que deve ser economizado, quais as principais reclamações e sugestões de clientes é essencial para construir um serviço uniforme, que entrega qualidade em todas as frentes.
Planilha de controle
Pensar em planilhas pode parecer algo ultrapassado, mas não é! Com ela é possível visualizar de forma organizada quaisquer informações e, principalmente, ter dados documentados.
É possível desenvolver sua própria planilha ou, até mesmo, buscar alguns modelos prontos na internet. O ideal é que todos envolvidos na operação tenham planilhas com informações fundamentais, como dados sobre motoristas, gastos, contatos essenciais, entre outros.
De forma barata, organizada e simples você consegue criar um local em que o conhecimento sobre sua gestão estará exposto, a fim de conseguir fazer relatórios, encontrar mais rapidamente informações e criar um histórico seguro.
Entender seu negócio
Nenhuma empresa é igual, sendo assim nenhuma gestão de frotas será exatamente similar a outra. Desta maneira, é importante entender as necessidades do seu negócio para montar um gerenciamento que auxilie totalmente as suas necessidades.
Por exemplo, uma empresa de sorvetes precisa de um veículo específico que mantenha este produto em boas condições até a sua entrega, ou seja, os gastos com ele diferirão do de uma empresa de canetas.
Como colocar em prática a gestão de frotas
Com tudo que falamos aqui, agora é a hora de partir para a ação. Entretanto, primeiramente precisamos dividir as gestões: frotas próprias e terceirizadas.
Frotas próprias
Caso os veículos de sua empresa sejam próprios, é importante fazer um check-up em tudo que diz a respeito das frotas.
Desde a manutenção de veículos, trocas dos mesmo e mudança em rotas, tudo deve ser reavaliado e levantado para que uma nova etapa comece com dados de gastos prévios e aqueles que precisarão ser feitos para um serviço melhor.
Frotas terceirizadas
Com as frotas terceirizadas o processo fica um pouco mais fácil. É fundamental pesquisar bem quem será seu fornecedor de veículos, o que ele cobre e o que será desempenhado por ele (rastreamento, documentações, motoristas, entre outros).
Fique atento com este investimento e coloque-o a par com o faturamento estimado, para que o custo com a terceirização não seja maior que os lucros. No mais, alinhe estratégias com a empresa terceirizada e apresente suas expectativas.
Como escolher uma empresa para fazer a gestão de frotas
Falamos aqui que a terceirização da gestão de frotas pode ser uma ótima opção, com um ótimo custo benefício. E realmente é! Mas como escolher a melhor empresa para isso?
Primeiramente, entenda as necessidades de seu negócio, o faturamento dele, as especificidades que ele demanda e, principalmente, o que você deseja receber deste serviço de gestão.
Agora, pesquise bem os preços e planos, veja qual melhor atende seu planejamento financeiro e suas metas. Busque empresas que oferecem atendimento rápido e fácil e, primordialmente, boas recomendações.
O Delta Fleet, da Delta Global, oferece o maior e mais completo sistema de gestão de frotas da América Latina. Com assistência 24 horas, ela conta com os mais diversos serviços:
- Rastreamento inteligente;
- Telemetria;
- Controle de manutenção;
- Controle de abastecimento;
- Visão “panorâmica” de motoristas;
- Gestão de risco;
- Consultas (histórico veicular, CNH, entre outros);
- Ecossistema completo e multiplataformas;
- Aplicativo próprio (App Fleet e App Motorista).
Com estas ferramentas a Delta Global consegue gerenciar todas as frentes da operação, deixando que sua empresa fique tranquila para focar em estratégias.
